Anagrafici e tabelle
Gli anagrafici che riguardano l’area VENDITE sono Clienti, Agenti, Provvigioni, Articoli, Listini e offerte, Giri di consegna, ecc..
In particolare Listini e offerte comprendono la gestione dei listini e contratti clienti, e delle promozioni per la grande distribuzione.

Documenti di vendita
La fase effettua la gestione dei documenti in termini di immissione, ricerca e visualizzazione, variazione e annullamento, in maniera analoga per tutti i tipi di documento riguardanti l’attività di vendita.
La logica applicativa prevede che il preventivo possa essere trasformato in ordine cliente o direttamente in documento di consegna.
L’ordine cliente puo’ essere trasformato direttamente in documento di consegna, oppure inserito in una fase di evasione insieme ad altri ordini.
La trasformazione dei documenti agisce sul documento in blocco o sulle righe selezionate, generando uno o più documenti derivati; i documenti derivati possono comprendere righe provenienti da più documenti origine.
Anche la nota di credito può’ essere generata dal documento con il quale è stata effettuata la consegna, portandosi dietro i prezzi di vendita originali ed i riferimenti al documento di consegna.
Durante l’immissione si possono attivare dei controlli legati all’utente, per impedire l’immissione di righe con margine negativo oppure al di sotto di una stabilita a livello generale o per cliente.

VENDITE
Nell'immissione delle righe di vendita, si ha la possibilita' di inserire la quantità venduta nelle diverse unità di misura gestite per l’articolo, si ha la possibilita' di variare il prezzo e di inserire commenti alla riga.

Le funzioni operative connesse con la gestione dei documenti :

Per i documenti valorizzati c’è la possibilità di registrare un pagamento parziale o totale dell’importo del documento, e di applicare abbuoni in termini di importo e di percentuale. I dati del pagamento e dell’abbuono vengono trasferiti in contabilità contemporaneamente alla contabilizzazione della fattura.
Nel caso di ordini clienti si possono registrare eventuali acconti con l’emissione immediata della fattura.
L’acconto viene defalcato dalle consegne in proporzione.

Tutto il processo è gestito anche a livello contabile in modo automatico.
Il documento “scontrino fiscale” prevede anche una gestione a credito della vendita, generando in contabilità la partita di credito sul partitario del cliente acquirente. In fase di stampa i dati vengono inviati al misuratore fiscale, se collegato con il terminale, determinando la stampa dello scontrino in automatico.
In tutte le fasi di gestione dei documenti il sistema aggiorna dinamicamente la giacenza e la disponibilità dei prodotti; tutte le operazioni su righe e sull’intero documento (immissione, variazione, annullamento) intervengono a rettificare le quantità di giacenza e disponibilità. Se viene annullato un documento di spedizione che evade un ordine, l’ordine, che risultava evaso, torna nella condizione originale di attesa di evasione; quanto detto vale sia per l’intero documento che per le righe singolarmente.

Altre funzioni del menu’ gestione documenti :

In particolare l’analisi evadibilità ordini clienti, consente di verificare immediatamente la situazione degli ordini di un cliente con l’evidenza delle righe evadibili e non.
Per le righe non evadibili si vede se la merce è già stata ordinata al fornitore e l’eventuale data di consegna.
Se il materiale è disponibile tutto o in parte si puo’ immediatamente generare la lista di prelievo ed il successivo documento di consegna.

Evasione ordini clienti
La funzione di evasione degli ordini si articola in diverse fasi.

Nella gestione di ciascuna fase sono state previste diverse possibilità di approccio al problema, in modo da rispondere alle esigenze tipiche delle diverse realtà aziendali, ed anche a situazioni diverse nell’ambito della stessa azienda, il modulo è integrato con un prodotto di logistica per la gestione automatica dei prelievi.

Il sistema dispone di uno strumento che analizza il portafoglio ordini sulla base di una segmentazione definita dall’utente; gli elementi di scelta, combinabili tra di loro, sono: la data di consegna richiesta, il gruppo di clienti, l’agente assegnatario dei clienti, la zona geografica, il giro di trasporto, la priorità di evasione dell’ordine.
Viene gestita anche la modalità di evasione dell’ordine, che può essere parziale, per intera riga o per intero ordine.
Oltre ai parametri per la scelta degli ordini, viene comunicato al sistema il criterio di assegnazione della merce, derivante da una combinazione dei seguenti elementi:

- la priorità di evasione
- la distribuzione proporzionale della quantità disponibile
- la data di consegna
- la modalità di evasione

Il sistema, nel rispetto delle condizioni imposte, genera la “proposta di evasione”, nella quale tiene conto anche dell’eventuale arrivo di merce acquistata dietro ordine del cliente e ad esso assegnata.
La proposta in fase preliminare, può essere rivista e modificata per essere meglio adattata alla situazione; possono anche essere esaminate più proposte, estratte utilizzando criteri diversi, in modo da scegliere quella ritenuta più idonea.
La proposta di evasione viene resa esecutiva, procedendo all’emissione delle liste di prelievo secondo i criteri scelti dall’utente.
Al termine della fase di prelievo vengono apportate le ultime eventuali variazioni, in dipendenza di cosa effettivamente è stato prelevato ed allestito per la spedizione. Infine vengono generati automaticamente i documenti di spedizione, che determinano lo scarico definitivo delle merci e del portafoglio ordini.

Fatturazione differita
Ia funzione di emissione delle fatture riepilogative è composta dalle seguenti procedure :

La fase di fatturazione differita provvede alla emissione in blocco delle fatture a fronte delle bolle di consegna emesse nel periodo.
Per ogni cliente è possibile definire la modalità di raggruppamento delle bolle nella fattura riepilogativa del periodo: può essere emessa una fattura per ogni bolla, un’unica fattura per tutte le bolle, una fattura per ogni indirizzo o gruppi di indirizzi di consegna, secondo aggregazioni predefinite in tabella.
Alle fatture derivate dai criteri suddetti può essere specificato un indirizzo di invio del documento diverso da quello della ragione sociale dell’intestatario, uguale o diverso dall’indirizzo di consegna delle merci.
Il ciclo prevede una fase di prestampa e controllo, che produce un prospetto riepilogativo indicante le fatture che verranno emesse, ed un prospetto dettagliato che all’occorrenza consente di analizzare quello che sarà il contenuto della fattura, i dati riepilogativi del fatturato e dell’IVA, oltre alle scadenze clienti divise per tipo rata.
A questo punto è ancora possibile intervenire per modificare le varie modalità (es. di pagamento), ed i criteri di aggregazione.
E’ anche possibile mettere in attesa bolle che devono essere escluse dal ciclo di fatturazione, oppure rilasciare bolle messe precedentemente in attesa.
Oltre alla stampa delle fatture è disponibile una funzione di ristampa, per riprodurre una o più fatture emesse, oppure documenti di trasporto.
L’annullamento di una fattura o più fatture provvede a ripristinare i documenti di trasporto, che possono essere modificati o esclusi, per procedere di nuovo alla stampa della fattura.

La stampa delle autofatture provvede ad emettere i documenti relativi alle vendite omaggio, oppure in alternativa è possibile rilevare automaticamente l’IVA su omaggi direttamente nella registrazione contabile relativa alla fattura che contiene le righe omaggio.

La fatturazione da conto deposito, emette le fatture sul venduto relativo a magazzini in conto deposito presso di terzi.

Collegamenti
La funzione di collegamento provvede a trasferire in contabilità le informazioni relative alle fatture ed ai pagamenti, sia per le fatture differite, che per le fatture accompagnatorie, la fase può essere eseguita con una periodicità indipendente dalla fatturazione differita.
Vengono generate le partite contabili, i dati per i registri IVA, gli effetti, e viene alimentato lo scadenzario dei clienti.

Fido clienti
Consente al responsabile dei clienti di controllare la situazione contabile tenendo conto anche di ordini in corso e documenti di trasporto ancora non fatturati.
Se necessario è possibile bloccare o sbloccare un cliente con tutti i suoi ordini ancora aperti.
Il controllo del fido viene comunque effettuato anche dinamicamente in fase di immissione documenti.

Cauzioni
La gestione delle cauzioni clienti è composta dalle seguenti procedure:

Gli articoli definiti come cauzioni vengono addebitati o accreditati automaticamente nel momento in cui sono legati ad un articolo, oppure è possibile inserirli manualmente nei documenti di consegna.
Nel rapporto con il cliente è possibile gestire un fido, oltre il quale le cauzioni saranno fatturate periodicamente.
Nel momento in cui il cliente dovesse restituire delle cauzioni fatturate, la macchina provvederà ad emettere nota di credito.

Le funzioni elencate consentono una gestione completamente automatizzata delle problematiche legate alle cauzioni, con notevole risparmio di tempo, e con la possibilità di un controllo immediato della situazione presso i clienti.

Provvigioni agenti
La gestione delle provvigioni agenti è composta dalle seguenti procedure.

Le funzioni sopra elencate consentono di gestire la liquidazione delle provvigioni agli agenti sul pagato.
La procedura estrae i dati dalle vendite e dalla contabilità clienti.
Seguendo i criteri definiti per la liquidazione delle provvigioni, e analizzando la situazione delle partite contabili, provvede al calcolo delle provvigioni da liquidare, o eventualmente da riaddebitare all’agente in caso di note credito su fatture o altri episodi che possano aver modificato il saldo di una fattura già liquidata.