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Moduli SAD Business Evolution

GESTIONE ACQUISTI

Quando si parla di gestione degli acquisti si intende pianificare non solo i rapporti tra azienda e i fornitori ma anche rapporti tra l'azienda e i propri clienti.
La gestione degli ordini non è un’attività che può essere “improvvisata”, oggi gestire gli ordini di acquisto significa in qualche modo occuparsi di economia aziendale.

Sistemi informativi, risorse umane, gestione del magazzino, compongono il management degli acquisti, dove poter operare in manera snella, veloce e con una panoramica ben precisa del priprio mercato puo' determinare una scelta vincente per il proprio business.

Per noi, oggi piu' che mai, una delle cose fondamentali per rendere la gestione acquisti meno onerosa e piu' redditizia e' quella di  analizzare separatamente la gestione degli ordini di acquisto dalla gestione degli ordini di vendita.
Per gli acquisti e' determinante analizzare:
  • le necessità interne e le fonti di approvvigionamento;
  • selezione dei fornitori;
  • evasione degli ordini di acquisto
Per le vendite e' determinante analizzare:
  • studio di eventuali offerte da proporre ai propri clienti;
  • acquisire ed evadere gli ordini dei clienti;
  •  gestire le vendite
La nostra soluzione SAD Business Evolution, puo'  aiutare notevolmente le aziende nello svolgimento di questo processo grazie soprattutto ad uno studio approfondito che abbiamo fatto negli anni sulle reali necessita' aziendali.

Le cose per noi fondamentali per una corretta gestione degli acquisti e' :

  • realizzazione di progetti e piani di logistica
  • gestione ordini di acquisto e rapporti con i fornitori
  • Processi di ricevimento merci, controllo e carichi di magazzino
  • picking, imballaggio e confezionamento
  • conservazione e stoccaggio
  • gestione di inventari, statistiche e contabilità di magazzino
  • Pianificazione delle consegne dei beni venduti ai clienti

GESTIONE MAGAZZINO

Gestione Magazzino

LOGISTICA

Un sistema di logistica di magazzino ha come base il disegno della mappa, ed è essenziale per una corretta gestione di tutte le movimentazioni nel magazzino.
In una realtà in cui non esiste un sistema di gestione della mappa di magazzino, le operazioni di stoccaggio e prelievo avvengono “a vista”: ciò comporta maggiori percorrenze e maggiori tempi di esecuzione, da cui deriva una gestione non ottimizzata delle risorse (spazio fisico, attrezzature, lavoro).
L’anagrafico degli articoli definisce, di ognuno, tutte le caratteristiche merceologiche e gestionali, dall’imballo all’eventuale data di scadenza, lotto di produzione, posizione preferenziale di stoccaggio e picking, vincoli di formato volume e peso.
L’intreccio dei controlli automatici previsti dal software, e l’eventuale utilizzo di codici a barre e relativi sistemi di lettura con terminali portatili collegati in radiofrequenza, aumentano in modo più che sensibile la produttività degli operatori abbattendo la possibilità dell’errore operativo.
L’utilizzo della tecnologia in radiofrequenza è semplice, elimina quasi completamente lo strumento cartaceo. Risulta, inoltre, indispensabile per la tracciabilità dei lotti o partite.
Un sistema di magazzino all’avanguardia tecnologica, con elevatissime prestazioni in termini di efficienza ed efficacia, consente di migliorare notevolmente il livello di servizio al cliente diminuendo i tempi necessari alla preparazione e spedizione delle merci.
L’investimento viene ammortizzato in breve tempo attraverso l’aumento della produttività delle risorse dedicate alla movimentazione delle merci.

Cosa vuol dire avere un magazzino completamente integrato e organizzato ?

  • Magazzini ben organizzati rendono più efficienti le attività di distribuzione.
  • Controllo e monitoraggio di tutti i prodotti dal momento in cui arrivano al momento in cui vengono elaborati e venduti.
  • Eliminare i costi e gli errori nell'immissione dei dati.
  • Tagliare i costi del lavoro semplificando e automatizzando molte attività. Ad esempio, utilizzando dispositivi Wi-Fi è possibile eseguire controlli molto più efficaci.
  • Avere sempre una situazione delle merci e delle scorte in magazzino in “tempo reale”.
  • Ottimizzare e ridurre le scorte precauzionali e quindi il denaro impiegato.
Siamo certi, infatti, che grazie alla sua estrema flessibilità e modularità, nonché alla consulenza dei nostri esperti, questo modulo si adatta alle esigenze di ogni azienda, introducendo tutte le innovazioni che sono proprie del Warehouse Management System (WMS).

GESTIONE VENDITE

La  gestione delle vendite di SAD Business Evolution e' un modulo completo ed innovativo.
La logica applicativa prevede che il preventivo possa essere trasformato in ordine cliente o direttamente in documento di consegna.  L’ordine cliente puo’ essere trasformato direttamente in documento di consegna, oppure inserito in una fase di evasione insieme ad altri ordini.

La trasformazione dei documenti agisce sul documento in blocco o sulle righe selezionate, generando uno o più documenti derivati; i documenti derivati possono comprendere righe provenienti da più documenti origine.
Anche la nota di credito può’ essere generata dal documento con il quale è stata effettuata la consegna, portandosi dietro i prezzi di vendita originali ed i riferimenti al documento di consegna. Durante l’immissione si possono attivare dei controlli legati all’utente, per impedire l’immissione di righe con margine negativo oppure al di sotto di una stabilita a livello generale o per cliente.

Per i documenti valorizzati c’è la possibilità di registrare un pagamento parziale o totale dell’importo del documento, e di applicare abbuoni in termini di importo e di percentuale. I dati del pagamento e dell’abbuono vengono trasferiti in contabilità contemporaneamente alla contabilizzazione della fattura. Nel caso di ordini clienti si possono registrare eventuali acconti con l’emissione immediata della fattura. L’acconto viene defalcato dalle consegne in proporzione.  Tutto il processo è gestito anche a livello contabile in modo automatico.
Il documento “scontrino fiscale” prevede anche una gestione a credito della vendita, generando in contabilità la partita di credito sul partitario del cliente acquirente. In fase di stampa i dati vengono inviati al misuratore fiscale, se collegato con il terminale, determinando la stampa dello scontrino in automatico.

In tutte le fasi di gestione dei documenti il sistema aggiorna dinamicamente la giacenza e la disponibilità dei prodotti; tutte le operazioni su righe e sull’intero documento (immissione, variazione, annullamento) intervengono a rettificare le quantità di giacenza e disponibilità. Se viene annullato un documento di spedizione che evade un ordine, l’ordine, che risultava evaso, torna nella condizione originale di attesa di evasione; quanto detto vale sia per l’intero documento che per le righe singolarmente.

Modulo efficace ed evoluto

la gestione vendite dispone di funzioni innovative, difficilmente riscontrabili in altri software gestionali.

  • Evasione ordini clienti
    Il sistema dispone di uno strumento che analizza il portafoglio ordini sulla base di una segmentazione definita dall’utente; gli elementi di scelta, combinabili tra di loro, sono: la data di consegna richiesta, il gruppo di clienti, l’agente assegnatario dei clienti, la zona geografica, il giro di trasporto, la priorità di evasione dell’ordine. Viene gestita anche la modalità di evasione dell’ordine, che può essere parziale, per intera riga o per intero ordine.
    Oltre ai parametri per la scelta degli ordini, viene comunicato al sistema il criterio di assegnazione della merce, derivante da una combinazione dei seguenti elementi:
    - la priorità di evasione
    - la distribuzione proporzionale della quantità disponibile
    - la data di consegna
    - la modalità di evasione
  • Fatturazione differita
    La fase di fatturazione differita provvede alla emissione in blocco delle fatture a fronte delle bolle di consegna emesse nel periodo.
    Per ogni cliente è possibile definire la modalità di raggruppamento delle bolle nella fattura riepilogativa del periodo: può essere emessa una fattura per ogni bolla, un’unica fattura per tutte le bolle, una fattura per ogni indirizzo o gruppi di indirizzi di consegna, secondo aggregazioni predefinite in tabella.
  • Collegamenti
    La funzione di collegamento provvede a trasferire in contabilità le informazioni relative alle fatture ed ai pagamenti, sia per le fatture differite, che per le fatture accompagnatorie, la fase può essere eseguita con una periodicità indipendente dalla fatturazione differita.
    Vengono generate le partite contabili, i dati per i registri IVA, gli effetti, e viene alimentato lo scadenzario dei clienti.
  • Fido clienti e monitoraggio clienti
    Consente al responsabile dei clienti di controllare la situazione contabile tenendo conto anche di ordini in corso e documenti di trasporto ancora non fatturati. Se necessario è possibile bloccare o sbloccare un cliente con tutti i suoi ordini ancora aperti. Il controllo del fido viene comunque effettuato anche dinamicamente in fase di immissione documenti.
  • Cauzioni
    Gli articoli definiti come cauzioni vengono addebitati o accreditati automaticamente nel momento in cui sono legati ad un articolo, oppure è possibile inserirli manualmente nei documenti di consegna.
    Nel rapporto con il cliente è possibile gestire un fido, oltre il quale le cauzioni saranno fatturate periodicamente.Nel momento in cui il cliente dovesse restituire delle cauzioni fatturate, la macchina provvederà ad emettere nota di credito.
  • Provvigioni agenti
    Le funzioni sopra elencate consentono di gestire la liquidazione delle provvigioni agli agenti sul pagato. La procedura estrae i dati dalle vendite e dalla contabilità clienti. Seguendo i criteri definiti per la liquidazione delle provvigioni, e analizzando la situazione delle partite contabili, provvede al calcolo delle provvigioni da liquidare, o eventualmente da riaddebitare all’agente in caso di note credito su fatture o altri episodi che possano aver modificato il saldo di una fattura già liquidata.
  • Solleciti di pagamento
    Il modulo bene quali tuoi clienti stanno ritardando i pagamenti, per questo può aiutarti sollecitandoli con apposite comunicazioni da inviare per e-mail, PEC oppure da stampare.
  • Stampe personalizzate
    Puoi personalizzare le stampe dei tuoi documenti, Fatture, ddt, preventivi etc.
  • E-commerce
    Il modulo supporta tutta la gestione di  cataloghi prodotti e la vendita/fatturazione degli ordini che arriveranno tramite il tuo sito di e-commerce
  • Numerose altre funzioni
    Contattaci per avere maggiori informazioni sulle altre funzioni disponibili

GESTIONE CREDITI CLIENTI

Il modulo Crediti Clienti contiene tutte le procedure necessarie ad una gestione controllata del credito attraverso l’emissione automatica di lettere di sollecito a piu’ livelli, fino al blocco del cliente.
Analizzando la situazione delle partite contabili il programma elenca dettagliatamente la situazione cliente per cliente, calcolando con estrema precisione gli interessi da applicare e in caso da addebitare per i mancati pagamenti.
La procedura, ha gia’ memorizzati diversi modelli di estratti conto o lettere da inviare al cliente, dando anche la possibilita’ di comporne dei nuovi o personalizzare i modelli preesistenti.
La gestione crediti clienti inoltre conserva uno storico dettagliato per cliente delle comunicazioni inviate, facilitando in qualsiasi momento un riepilogo totale degli invii effettuati.
Per quanto riguarda gli insoluti a fronte di RIBA, la procedura consente il caricamento degli stessi, con l’emissione della lettera di sollecito, comprensiva di interessi e spese, effettuando automaticamente tutte le registrazioni contabili necessarie.
La gestione dei crediti clienti e' uno strumento altamente flessibile ed indispensabile per il lavoro quotidiano aziendale.

PRODOTTI PETROLIFERI E GAS

il modulo prevede tutta una serie di archivi anagrafici che, in considerazione delle peculiarità della gestione dei prodotti petroliferi, sono stati implementati con specifiche informazioni aggiuntive. In questo modo si offre la possibilità di gestire anche dati particolari per il settore pur mantenendo una visione d’insieme dell’anagrafico.
Per avere un’idea di quanto si è detto si consideri, per esempio, l’opportunità di definire a livello aziendale il proprio codice accisa che verrà impostato in automatico in tutti i documenti fiscali; per ciascun cliente è possibile definire l’unità di misura per la fatturazione, i dati del committente (quando è diverso dal destinatario); per ciascun articolo si possono gestire, quale unità di misura, i chili, i litri a densità ambiente ed i litri a 15° corretti in aria; tra i dati di spedizione, nella stampa dei documenti di trasporto, è possibile indicare autista, targa dell’automezzo, serbatoio di prelievo del prodotto, ore di viaggio, ecc.

PRINCIPALI FUNZIONI
Illustriamo brevemente come vengono gestite alcune funzioni relative all’attivita’ di vendita dei petroli:
  •  Gestione contratti
    Gestiti attraverso l’immissione di preventivi, consentono di fissare le condizioni vendita per un cliente, e  di  emettere  documenti di consegna  rispettando  le condizioni fissate.
  • Emissione documenti DAS, DAA, ddt, Fattura immediata.
    Gestiti attraverso la gestione documenti.
  • Registrazione carico (DAA – DAS)
    Il carico viene effettuato in litri e chili, attraverso il modulo di gestione acquisti.
  • Gestione ordini (con situazione contabile, listino, data ultima consegna)
    L'ordine cliente viene caricato attraverso il contratto se presente, o con l’immissione manuale dei prodotti ordinati, in fase di immissione viene controllato il fido del cliente e visualizzata la situazione contabile.
  • Programmazione consegne
    Per la programmazione delle consegne viene emessa una lista con tutti gli ordini acquisiti, con tutte le informazioni relative ai prodotti ordinati ed alla destinazione della consegna.
  • Controllo movimenti per singolo cliente o fornitore
    Attraverso la scheda di magazzino è possibile visualizzare tutti i movimenti di un prodotto relativi ad un cliente o fornitore, e visualizzare tutte le informazioni relative all’acquisto o alla vendita.
  • Controllo movimenti per autista e veicolo
    Quando vengono emessi i documenti di consegna, viene indicato anche l’autista e la targa dell’automezzo, quindi è possibile estrarre i movimenti selezionado questi elementi.
  • Confronto vendite/acquisti con anni (mesi) precedenti (per cliente,fornitore, articoli)
    Il modulo statistiche consente di creare diversi modelli di statistica senza l’intervento di un programmatore, definendo gli elementi di selezione e totale, e confrontando le informazioni per diversi periodi.
  • Statistiche venduto cliente, agente, articoli
    Nel modulo statistiche esiste una specifica funzione per l’analisi degli agenti, con la possibilità di controllare le provvigioni assegnate in relazione a clienti e articoli.
  • Fatturazione automatica
    La fatturazione può essere richiesta durante l’emissione del DAS, oppure successivamente.
  • Stampa registri UTIF (anche diversi sezionali)
    La stampa dei registri viene effettuata attraverso il modulo registri speciali, con la possibilità di creare diversi tipi di registri.

Preparazione registri e rettifiche successive a controlli UTF
I registri vengono emessi a fronte dei movimenti di acquisto e vendita, quindi rettificando tali movimenti o inserendo appositi movimenti di rettifica si può variare il risultato dei registri.

Contabilità Deposito Fiscale

  • Gestione vendite in sospensione di Accise (DAA)
    Il documento di consegna viene emesso con il prezzo di vendita senza accisa, mentre l’importo della accisa viene automaticamente registrato in contabilità sia sui ricavo che sul conto crediti UTF.

  • Prospetti giornalieri – quindicinali - Chiusura quadrimestrale
    Emessi attraverso il modulo registri speciali e fogli EXCEL attraverso i movimenti di acquisto e vendita.

  • Gestione Buoni Rimborso Accise
    I buoni di rimborso vengono gestiti in contabilità attraverso un conto gestito a partite aperte, dove è possibile controllare la situazione di un singolo buono ed il saldo totale.
GPL

Gestione Bombole
  •  Gestione delle cauzioni
    Attraverso il modulo cauzioni è possibile gestire la situazione delle cauzioni per articolo cliente, con la possibilità di emettere estratti conto o addirittura fatturare tutte le cauzioni in mano ai clienti automaticamente.

Gestione Piccoli Serbatoi

  • Gestione pratiche per l’installazione
  • Gestione contratti cliente
  • Matricole serbatoi e valvole
  • Gestione ordine (situazione serbatoio e valvola)
  • Gestione letture contatori per impianti centralizzati
  • Storico contratti
  • Gestione ritiri serbatoi

Agricolo

  • Gestione assegnazioni UMA - Gestione ordini (situazione assegnazione - ritiro)
    Per ogni utilizzatore verranno caricati degli ordini assegnati, e le successive consegne verranno emesse a fronte di tale ordine fino ad esaurimento. In ogni momento lanciando l’analisi ordinato clienti è possibile avere la situazione del consegnato e da consegnare ad importo e quantità.

Gestione lubrificanti

Per i lubrificanti gestiamo diverse unità di misura per lo stesso articolo, per cui è possibile acquistare e vendere il prodotto in tutte le confezioni presenti a magazzino.

La sezione Anagrafici Petroli inserita in questo modulo, mira invece a raggruppare i passi relativi alla gestione di archivi abbastanza eterogenei tra loro ma funzionali all’attività in oggetto.
Un’importante opportunità offerta consiste nella gestione delle accise. Le stesse possono essere legate al singolo articolo e/o al codice NC nonché all’unità di misura di riferimento. Si ha la possibilità di esprimere, per periodo di validità, l’importo dell’accisa, quello dell’accisa per le spedizioni in sospensione ed anche gli eventuali contributi regionali e/o speciali. Si sottolinea che il poter esprimere le accise per periodo di validità consente, in ogni momento, di applicare l’accisa esatta del periodo in elaborazione, qualunque esso sia.
La sezione prevede poi alcune applicazioni particolari per le aziende la cui attività prevede la commercializzazione di prodotti (benzina, gasolio, ecc.) agricoli nonché per quelle impegnate anche nel settore GPL.
Esiste, infatti, la possibilità di tenere una “Scheda movimenti clienti” per un’attenta gestione delle assegnazioni dei quantitativi di prodotti agricoli nonché quella di gestire un anagrafico specifico per i contenitori GPL.

INTEGRAZIONE PUNTI VENDITA

Integrazione Punti Vendita

GESTIONE IMPIANTI

Il modulo consente di catalogare e memorizzare tutte le informazioni, di interesse comune, relative ad impianti di qualsiasi genere.
Nel termine di impianti può intendersi qualsiasi struttura operativa la cui gestione presenti problematiche coerenti con le funzioni dell’applicazione.

In particolare, possono essere gestite le informazioni relative a insediamenti produttivi e commerciali e, nel caso di aziende di distribuzione, possono essere considerati impianti i depositi ed i distributori di carburanti, i magazzini centrali ed i punti vendita, ecc.

L’applicazione gestisce le informazioni riguardanti gli adempimenti che devono essere assolti per il regolare funzionamento dell’impianto, le dotazioni strumentali in esso impiegate ed i rapporti contrattuali, di qualsiasi genere, relativi all’impianto stesso. A fronte di tali elementi sono generate e gestite le relative scadenze, con modalità funzionali per il controllo dell’esecuzione di quanto necessario.
Gli anagrafici che riguardano la GESTIONE DEGLI IMPIANTI, sono: Impianti, Rapporti, Dotazioni, Quotazioni e Formule calcolo contratti variabili, mentre nelle tabelle vanno inserite altre informazioni vitali per un perfetto funzionamento del modulo.

Il modulo GESTIONE IMPIANTI e’ stato progettato e sviluppato da persone che hanno studiato approfonditamente le problematiche legate a questo genere di gestione.
Siamo infatti sicuri di poter coprire con questo modulo i fabbisogni di aziendali cercando di rendere piu’ leggero e flessibile il lavoro all’utente finale.

LAVORAZIONI ALIMENTARI E TRACCIABILITA'

LAVORAZIONI ALIMENTARI E TRACCIABILITA'

STATISTICHE

Il SAD BE  conserva in archivi storici le informazioni relative alle operazioni di acquisto e di vendita. Queste informazioni vengono successivamente utilizzate per le analisi e le rilevazioni statistiche.
Nella struttura applicativa sono stati inseriti alcuni meccanismi che consentono di determinare il costo di ciascun prodotto ad un determinato momento. Nelle analisi di periodo, quindi, le valorizzazioni ed il calcolo dei margini si basano sul costo che sussisteva al momento in cui è stata effettuata ciascuna operazione di vendita.
Si è voluto in tal modo dare una maggiore precisione all’informazione, mettendo in relazione ricavi e costi temporalmente congruenti, con un risultato più aderente alla realtà.

I dati storici vengono indagati statisticamente, con finalità operative, in diversi punti dell’applicazione. Nei riordini automatici, ad esempio, il consumo futuro dei prodotti viene stimato mediante una proiezione dell’analisi dei consumi in periodi passati. Nelle vendite la funzione “analisi dei documenti di vendita” dà la possibilità di rilevare in diversi aspetti (volumi, margini, mercato/prodotto) l’andamento dell’attività commerciale.

Inoltre il modulo prevede delle specifiche funzioni di analisi statistica rivolte ai prodotti, al mercato, agli acquisti ed alla rete di vendita.
Le suddette funzioni consentono, a scelta dell’utente, di confrontare tra di loro diversi elementi di un periodo (ad es. l’acquistato, il venduto, il margine e le rimanenze dei prodotti), oppure di raffrontare gli elementi su se stessi su più periodi (es. il venduto di un trimestre rapportato a quelli dei corrispondenti trimestri degli anni precenti). I vari tipi di analisi scelti possono essere memorizzati come modelli, per farne un uso ricorrente, oppure essere usati estemporaneamente per una valutazione del momento.
Il risultato delle elaborazioni richieste può essere, in dipendenza di una scelta dell’utente, o il classico prospetto su stampa (tabulato), oppure un archivio magnetico (file). L’archivio magnetico così generato può essere esportato in uno strumento di informatica individuale (es. foglio elettronico PC, SQL ecc.) per ottenere, attraverso rielaborazioni, indici di valutazione, visualizzazioni grafiche, istogrammi, ecc.

 


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